Kancl.ai · připravujeme
Společný základ pro živnostníka, malou firmu i rostoucí tým.
Od samostatného podnikání po tým přibližně 100 lidí. Důležitější než počet zaměstnanců je vaše práce: co prodáváte, jak zakázku dodáte a co k tomu potřebujete evidovat.
Společný základ
Zákazník, nabídka, práce, doklad a peníze. Tohle řeší živnostník i firma a tím začínáme.
Zákazník může přijít doporučením, zavolat nebo poslat poptávku. Kancl spojí kontakt, požadavek, nabídku i další krok. Uvidíte, kdo se má ozvat a co už bylo domluveno.
Přijatá nabídka se propojí se zakázkou; opakovaný zákazník může objednat rovnou.
Každá zakázka má jasnou cenu nebo způsob vyúčtování, termín a odpovědnou osobu. Položky můžou mít různý model: hodiny, pevnou cenu nebo měsíční paušál. Pevná cena nevyžaduje vykazování každé hodiny.
Konzultant nebo agentura potřebují zapsat práci, zkontrolovat rozpočet a připravit vyúčtování. Výkaz zadáte větou i formulářem. Vedoucí zkontroluje práci svého týmu podle nastavených oprávnění.
Faktura vznikne ze schválené práce, milníku nebo paušálu. Ponese QR platbu a půjde exportovat do ISDOC. Zálohy, daňové doklady k platbě, opravy i faktury v cizí měně s kurzem ČNB patří do první verze. Návrh zkontrolujete, vystavíte a odešlete.
Pohyby z Fio načte Kancl přímo, ostatní banky přes import výpisu. Úhrady spáruje podle variabilního symbolu; nejasné případy nechá na vás. Platební příkazy připraví jako soubor, podepíšete je v bance. Sám peníze nikdy neposílá.
Plnění, které Kancl neumí daňově správně zařadit, odmítne s vysvětlením a předá účetní. Vyúčtování materiálu a režim OSS přijdou později.
Když pracujete sami, máte zakázky i doklady pod vlastní kontrolou. V týmu potřebují majitel, vedoucí, pracovník a účetní různé informace. Kancl rozliší přístupy, schvalování i zastupování.
Docházka, dovolené, nemoc, nástup a odchod. Mzdová účetní dostane měsíční podklady v přehledném exportu. Výpočet mezd přijde jako samostatné rozšíření.
Účetní dostane od začátku podklady v CSV, XLSX, PDF a ISDOC. Pro živnostníky chystáme všechny čtyři režimy: paušální daň, paušální výdaje, daňovou evidenci a podvojné účetnictví, s průvodcem změnou režimu k novému roku. Pro s.r.o. podvojné účetnictví, DPH a závěrku. Náhradou účetního programu se Kancl stane až po ověření s účetní a souběžném běhu.
Kancl připraví ověřené soubory přiznání a přehledů s kontrolním seznamem. Odešlete je sami a potvrzení vložíte zpět. Stažený soubor není podané přiznání. Přímé podání datovou schránkou přijde později.
Oborová rozšíření
Zákazníky, nabídky a doklady řeší skoro každý. Realizace se liší. Proto stavíme společný základ a oborová rozšíření, každé s vlastním pilotem.
Společný základ se hodí poradci, kreativní agentuře i úklidové firmě. Liší se způsob práce: někdo účtuje hodiny, někdo pevnou částku.
Opakované služby a plánování kapacit přidáme po ověření základního toku.
Elektrikář nebo montážní firma potřebují poptávku, nabídku, termín a podklady k zakázce. Další vrstvu tvoří výjezdy, materiál, zálohy, předávací protokoly a reklamace.
Tyhle moduly stavíme s řemeslníky, na skutečné práci v terénu.
Poptávka po kuchyni může obsahovat fotografie, rozměry, varianty a několik verzí nabídky. To patří do společného základu. Dílna navíc potřebuje kalkulovat materiál a odpad, objednávat, plánovat výrobu a montáž.
Katalog materiálu, kusovníky, kalkulace a nákup chystáme jako samostatný modul s vlastním pilotem.
Přijaté faktury a náklady, termíny smluv, připomínky splatnosti, opakované zakázky nebo přehled ziskovosti. Agent může později také hledat vhodné zákazníky a připravovat oslovení.
Pokud získáváte práci hlavně z doporučení, bude důležitější rychle vyřídit příchozí poptávku.
Každá firma dostane vlastní instanci: databázi, přílohy a přístupy, které se s jinou firmou nepotkají. Kancl chystáme jako open source pod licencí Apache 2.0. Provozovat ho můžete sami, s IT partnerem, nebo v hostovaném provozu.
Platit se bude za provoz, zavedení a podporu, ne za licenci. Když odejdete, dostanete zálohu, čitelný archiv dokladů a exporty pro účetní.
Pojďme to probrat
Od prvního kontaktu až po zaplacení. Na ní vám ukážeme, co Kancl převezme.